南开21秋学期（1709、2103、2109、1903、1909、2003、2009、2103）《会展管理与服务》在线作业[答案](10)

要微笑，表情和动作要显得知识丰富

（4）在潜在客户的名片上记下其具体要求以备跟踪时使用
（5）展会每天开始和结束后都要安排销售团队会议讨论问题和解决办法并对销售团队给予指导
 
★考核知识点：策划广告活动时需要考虑的关键因素
考核知识点解释：
（1）范围。在某一特定时间段内读广告的个体人数。当你的广告针对的是会议市场的时候，明确的潜在客户的目标人数要少一些，你应当选择最能影响会议策划人的媒体，而不应当随便选择媒体。
（2）频率。目标受众看到或听到广告的次数。
（3）时机。广告的时间安排。
（4）一致性。指广告的声、像设计要相似，使受众容易辨认，产生更强的累积效果。
 
★考核知识点：会议宣传手册基本信息
考核知识点解释：
饭店名称；饭店地址（地图、距机场与车站路线、交通工具、周边景区等）；饭店的电话号码与传真号码；展示空间的照片、图表或完整的描述；可用的视听设备；其他可用的会议服务（电话会议、同声翻译、商务中心等）；特殊服务和设施（摄影服务、鲜花、娱乐）；宴会和饮料安排；主题晚会安排；客房信息；特殊手续（付账手续、签名和通知规定等）；娱乐和休闲；以往会议的证明；供会议策划人使用的一览表和策划指南等。
 
★考核知识点：酒店选择广告公司所需要考虑的问题
考核知识点解释：
（1）公司做业务有多长时间了？是否在饭店行业有可证明的跟踪记录？
（2）公司是否也代理饭店的竞争？如果是，它是否会影响本饭店的事宜的处理？
（3）公司可以提供什么服务？是否能提供全面的创新服务、市场调查和媒体计划？
（4）公司会安排谁来做本饭店的业务？他或她能花多少时间来了解本饭店及其需求？如果处理“本饭店”的业务人员不在，会派谁来处理？
（5）如何收取费用？公司是否愿意在饭店的预算范围内工作？
 
★考核知识点：房价结构
考核知识点解释：
价格类型：（1）门市房价——所有价格无折扣和优惠，均按标价执行；（2）套房除外的统一价——除套房以外的所有相同房间，无论其楼层和位置优劣，均按最低与最高房价的平均价定价，也被称为统价客房；（3）折扣价——这种价格形式也被称为差异价格，主要用于招揽回头客、鼓励当前客户及吸引饭店竞争对手的客户。
价格通常由以下因素决定：（1）季节——旺季或淡季；（2）团体规模；（3）在饭店逗留时间的长短；（4）房类；（5）共用同一房间的人数；（6）团体以往的预定及合作情况
 
★考核知识点：会议服务的历史
考核知识点解释：
（1）20世纪40年代——会议策划人与各部门的负责人合作。
（2）20世纪50年代——销售人员提供服务。
（3）20世纪60年代——会议服务部门形成，但权力有限。
（4）20世纪70年代——会议服务经理这一角色的重要性日益增强。
（5）20世纪800年代——受到行业重视。
 
★考核知识点：会议销售人员与会议服务人员工作交接的模式
考核知识点解释：
交接的时间在很大程度上取决于会议策划人、会议的规模和类型以及会议预定的提前量。以下是工作交接时间的四种模式：
（1）在现场考察期间——在会议策划人预定会议时，饭店的销售人员是主要的联系人，但一些会议策划人会在进行现场考察期间要求会见会议服务经理，完成基本的工作交接。
（2）在签订合同之前——一些会议策划人在签订合同之前，要求会见会议服务部门的有关人员。
（3）签约结束后——如果会议规模很大而又复杂，一些策划人在签约结束后，要立即就合同会议服务的有关人员开始工作。
（4）在会议开幕的前一年——许多策划人认为没有必要提前一年多就开始同会议服务人员进行正式的会议策划。短期预定的会议不需要这一步骤，因为它需要会议策划人和会议服务经理立刻接触。
 
★考核知识点：会议服务的核心步骤
考核知识点解释：
第1步：一旦团体预定成功，会议服务经理要查阅所有有关的往来信函，查看哪些信息已经形成文件。
第2步：将预定登记在会议活动簿上并以介绍信的形式同会议策划人取得联系。信中表明，在协会派人前来饭店时会议服务经理会同其接触。
第3步：追踪——通过跟进信函、电话以及同协会决策人的直接接触——开始启动，为了建立双方的相互信任和合作关系。
第4步：至少在会议开幕的6个月前，要同协会的决策人一起制定出方案的细节。
第5步：所有的部门负责人都要参加每月一次的会前会，仔细检查预期团体的接待方案。
第6步：会议开幕前的两天至三天，再次召开会前会。
第7步：会议期间，会议服务经理尽可能常在现场。
第8步：会议结束后要召开会后会。
 
★考核知识点：会前会的策划
考核知识点解释：
时间——预备会应该被安排在正式会议召开前的一两天，一定要在大批会议代表抵达前召开，最好能避开饭店员工通常最忙的时间。
参与者1——会议策划人及其助手   预备会提供了双方逐条审议会议议程的机会；要不断向会议策划人“灌输”酒店的方式，使他们对此心中有数。
参与者2——向团体提供服务的各部门负责人，包括饭店总经理；负责该团体的销售人员和销售总监；负责团体服务的会议服务总监和经理；饭店财务总监；餐饮部经理、宴会部经理以及厨师长；展览服务总经理、宴会服务经理以及一名会议服务部秘书；其他部门（前厅部；预订部；宣传部；保安部；庶务部；客房部；总机室；娱乐设施；声像部等）的代表
 
★考核知识点：会议的基本场地设施
考核知识点解释：
（1）大会议室与小会议室。大会议室用于举行全体大会，小会议室用于召开大会的分组讨论会或小型会议。
（2）休息处。会议休息时与会者喝咖啡（茶点）的地方，也是与会者社交的场所。可以用会议室旁边专门的房间，也可以利用会议室的后面或门口空闲处。
（3）厅堂。用于与会者现场注册（报到）、等待、集合，也是社交的场所。
（4）登记台。设置在厅堂里用于接待与会者现场注册（报到）、交费等需要。
（5）办公室。会议组织者在会议期间办理会议事务的地方：接待与会者、整理会议资料、打印会议通知、决议、文件，收发会议信息（传真、E-mail……）等
（6）展览场地。用于举办与会议主题密切相关的附设展览
（7）存储区。用于存放会议附设展览展品。
 
★考核知识点：会议团体食品需求的特征
考核知识点解释：
（1）在以承办会议为主的酒店，宴会的销售额通常以2:1的比例超过餐厅的销售额。
（2）宴会的定价有一定的灵活性。
（3）由于批量准备，成本较低。
（4）饮品利润高
（5）宴会服务员可以根据需要调配，劳动力成本低
（6）人员安置取决于预定的、承诺的与会人数，雇员劳动生产率高。
 
★考核知识点：饮品控制
考核知识点解释：
（1）主人吧的控制——由于主人吧和开放式的酒吧不用现金，所以最容易控制。打开的酒瓶或者退还到储存室以便入账，或者由会议策划者购买。
（2）售酒吧台的控制——这种安排方式要求最强硬有效的控制。不允许酒吧招待携带现金，因为他将同时控制收取现金和分发酒水。售酒吧台需要配备至少两名员工——一名酒吧招待和一名收银员。在宴会结束时，现金销售额应与所消费商品量相等。
（3）票券销售的控制——如果会议策划者事先发票则无需使用收银员。酒吧招待售票售酒，然后将票交到宴会经理处。经理则在就会前后清点酒吧库存，将消费酒量与收取的票数进行比较。
（4）自助酒吧的控制——每种酒都分别有按钮。每份酒的规格由会议策划者决定，相应地设定分配酒的单位。在宴会开始前和结束分别查看并记录量尺，其差额则为消费量。
 
★考核知识点：利用饭店外视听公司设备的优点
考核知识点解释：
（1）将设别的损失风险，如遭盗窃或丢失转移给是外部公司。
（2）对于那些视听使用率极低的设备而言，利用外部视听公司的设备可以降低库存的费用。
（3）保养和维修设备的成本非常高，并且可能不值得为这些视听设备雇用一名专业人员，利用外部视听公司的设备可以降低这一成本。
（4）伴随着视听设备的不断发展，一些设备会过时，饭店需增加额外的支出，而利用外部视听公司的设备可以降低这一无形损耗。
 
★考核知识点：酒店自己购置视听设备的优点
考核知识点解释：
（1）当地可能没有设备供应商，或者难以租到某一个特定设备，酒店自己购置视听设备保证了设备的及时供给
（2）饭店可以购买一些最有用的设备，而不必依赖外部供应商，因其可能出现设备短缺。
（3）倘若拥有，饭店就能更好地控制设备的质量。租赁的设备可能已被用坏，不能良好地工作。
（4）将设备租赁给会议团队，饭店可以直接从中受益，而不是将利润让于外部。
 
★考核知识点：会议文件包的分发方式
考核知识点解释：
会议文件包的分发可以通过以下3种方式进行。代表们可以在登记入住时在前台领取。或者饭店也可以在预先登记入住和分配客房后，将文件包留在代表们的客房中。而最普遍的做法则是在会议办公席分发这些文件包，不通过客房登记处。
 
★考核知识点：配偶计划
考核知识点解释：
提高配偶兴趣、增加配偶出席人数的方法：（1）为会议主办机构提供饭店的介绍说明及内部材料，并建议策划者将其邀请函一同寄出；（2）描述配偶活动安排；（3）建议会议主办方指定一位配偶计划负责人，并与之合作，共同安排节目，旅游观光等；（4）商务刊物上的广告。
 
★考核知识点：展区空间安排的方法
考核知识点解释：
展区空间安排有四种方法：第一，按照到来的时间顺序（最常用）；第二，打分法，通过对一些列因素的评估给参展商打分，这些因素诸如以往的参展记录，在协会期刊中的广告数量，对协会的捐赠等等；第三，抽签法，用抽取数字对号的方式决定展位；第四，预定法，在当前举行的展览会期间进行，到会的参展商可根据下次展会的平面图选择未来的场地，为使所有人士机会均等，这种方式一般在某一特定时间进行，或者贯穿整个展会始末按照先到先分法进行。
 
★考核知识点：会后总结会
考核知识点解释：
一般而言，会后总结会召开两次，在两个层面上进行。第一个总结会的参加人员应该包括：饭店的销售经理、会议服务经理以及相关部门的负责人。这种由内部员工参加的总结会的目的是对会议承办工作的整体情况进行一次回顾，看看有哪些问题，哪些地方本来可以做的更好，哪些地方的表现值得未来借鉴。通过这次总结会议后，要写出一份用于评价会务工作的内部工作总结。
第二个总结会的参加人员应该包括：会议主办方的行政人员和工作人员，以及所有邀请到的会议主办方参与会议工作的人员，如果可能，还应该邀请政府或相关部门和展览装修公司方面的人员。